Czas na wagę złota, czyli harmonogram wdrażania strategii

 

By strategia content marketingu mogła być w ogóle zrealizowana, należy dać sobie czas na jej wdrożenie. Dla każdego zadania wynikającego z celu (głównego lub szczegółowego) należy ustalić optymalny czas na realizację – nie może być zbyt krótki, ponieważ nie uda się wszystkiego przygotować na czas, ani zbyt długi, ponieważ wówczas wdrażanie poszczególnych etapów nie będzie przebiegać systematycznie. Od harmonogramu zależy zatem efektywność strategii. Jeśli nie macie pomysłu, jak rozłożyć w czasie realizację strategii, podpowiadamy sprytny sposób. 

 

Zacznij od diagramu Gantta

Łatwo jest zaplanować, trudniej realizować. Jeśli więc nie znajdziemy sposobu na skuteczne zarządzanie czasem realizacji projektu, wówczas boleśnie zderzymy się z rzeczywistością. I zamiast posuwać się do przodu, krok po kroku wykonując wszystkie założenia strategii, utkniemy w miejscu. Istnieje wiele narzędzi, które pomogą nam oszacować, ile czasu potrzebujemy na wykonanie poszczególnych zadań - nie, nie chodzi o kalendarz z wyrywanymi kartkami :)

W organizacji czasu pracy pomocny będzie diagram Gantta, czyli graficzny zapis planowanych czynności, który daje możliwość kontroli postępu. Diagram przedstawia następujące kolejno po sobie zadania, a także zadanie wykonywane równolegle. 

Jak się za to zabrać?

Istotą metody Gantta jest podział każdego projektu na konkretne i konieczne czynności oraz rozmieszczenie ich w czasie. By to zrobić, trzeba wyznaczyć działania etapowe i szczątkowe. Działania etapowe to takie, które mogą stanowić kamienie milowe w realizacji projektów lub strategii. Oto przykład: jeśli chcemy przygotować kolację dla dwóch osób, nie unikniemy wizyty w sklepie po potrzebne produkty. 

Na cele etapowe składają się cele szczątkowe - pomagają osiągnąć cele etapowe. Wracając do przykładu z kolacją: aby przygotować wieczorny posiłek, trzeba zrobić zakupy. By zakupy przebiegły sprawnie, musimy wcześniej określić, co znajdzie się w menu, a następnie opracować listę zakupów. Bez tych dwóch działań, wizyta w sklepie byłaby zbędna. 

Co robimy dalej? Dla każdego rodzaju celów należy oszacować czas potrzebny na realizację. Tu niestety tkwi największa pułapka. Nie oszukujmy się - zawsze zaniżamy liczbę godzin potrzebną na realizację zadania, a większość z nas ma skłonności do prokrastynacji. Wykażmy jednak zdrowy rozsądek i starannie oszacujmy swoje możliwości. Jeśli mamy problem z kontrolowaniem czasu pracy, zastosujmy narzędzia, które nam w tym pomogą, na przykład Toggl. Jeśli wiemy, ile czasu upływa na realizacji poszczególnych działań, możemy wyznaczyć moment rozpoczęcia i zakończenia realizacji celów etapowych i szczątkowych. 

Całą procedurę określania elementów potrzebnych do przygotowania diagramu Gantta można ująć w postaci prostego schematu:

Jak to zapisać? 

Diagram Gantta można stworzyć przy użyciu prostego arkusza kalkulacyjnego lub skorzystać z gotowych aplikacji opierających się na tym modelu zarządzania projektami, na przykład GanttProject. Czas realizacji zadania przedstawiany jest na wykresie w formie prostokąta umieszczonego na liniowej skali. Lewa krawędź prostokąta odpowiada chwili rozpoczęcia zadania, a prawa jego zakończenia. Obok wykresu powinny znajdować się informacje związane z projektem, czyli:

  • czas trwania, 
  • data rozpoczęcia i zakończenia, 
  • jego nazwa,
  • koszty
  • nazwa zasobów,
  • typ zadania.

Będzie to mniej więcej wyglądać jak na poniższym przykładzie:

Jak to wygląda w praktyce?

Wszystko dobrze brzmi w teorii, a jak to wygląda w praktyce? Poniżej przykładowy sposób opracowania diagramu dla działań z zakresu content marketingu, które wpiszą się w promocję nowej serii kosmetyków mineralnych do codziennej pielęgnacji. Produkty zostaną wprowadzone na rynek 1 października 2019 roku. Klient skontaktował się z agencją content marketingową 9 lipca 2019 roku. Zleceniodawca wyznaczył następujące obszary, dla których potrzebuje działań w zakresie content marketingu:

  1. stworzenie nowej strony internetowej dla producenta informującej o właściwościach kosmetyków mineralnych zgodnie z optymalizacją SEO,
  2. opracowanie serii czterdziestu pięciu artykułów blogowych dotyczących pielęgnacji, urody i kosmetyków do mineralnej pielęgnacji – dwadzieścia cztery artykuły zostaną zamieszczone na blogu firmy produkującej kosmetyki, a reszta znajdzie zastosowanie na stronach zapleczowych, czyli wspomagających pozycjonowanie,
  3. stworzenie opisów kategorii dla już istniejącego sklepu internetowego,
  4. opisanie 1470 produktów dostępnych w sklepie internetowym,
  5. pozycjonowanie sklepu internetowego oraz strony www.

Klient oczekuje, że strona będzie gotowa w chwili wprowadzenia na rynek nowych produktów. Podobnie opisy kategorii i opisy produktów – muszą być gotowe, gdy potencjalni odbiorcy produktów będą chcieli je zamówić. Dwanaście artykułów blogowych ma się pojawić na blogu firmy na trzy tygodnie przed planowanym wprowadzeniem produktów na rynek – będą stanowić zapowiedź działalności firmy. Reszta artykułów blogowych i teksty zapleczowe mają być publikowane po 1 października. Na blogu i stronie zapleczowej artykuły będą ukazywać się raz w tygodniu. 

Gdy już wiemy, czego oczekuje od nas klient, należy zastanowić się, jakie działania należy podjąć, by zrealizować wyznaczone zadania. To jest właściwy moment na opracowanie listy działań etapowych i szczątkowych, które umożliwią wykonanie poszczególnych zadań. Można je ująć w prostej tabeli:

 Cele etapowe Cele szczątkowe

Stworzenie strony internetowej informującej o właściwościach kosmetyków mineralnych zgodnie z optymalizacją SEO

  • Wyznaczenie/znalezienie osoby, która przygotuje projekt strony internetowej.
  • Napisanie tekstów na stronę.
  • Dobór zdjęć na stronę internetową.
  • Autoryzacja strony.
  • Poprawki strony.

Opracowanie serii artykułów blogowych dotyczących pielęgnacji, urody i kosmetyków do pielęgnacji

  • Opracowanie listy tematów, podzielonej na trzy kategorie: pielęgnacja, uroda i kosmetyki do pielęgnacji.
  • Opracowanie wytycznych potrzebnych do stworzenia tekstów.
  • Znalezienie copywriterów, którzy specjalizują się w tematach urodowych i kosmetycznych.
  • Przygotowanie artykułów blogowych.
  • Autoryzacja artykułów.
  • Poprawki artykułów.

Stworzenie 25 opisów kategorii

  • Uzyskanie od klienta listy kategorii dla sklepu internetowego.
  • Opracowanie wytycznych potrzebnych do stworzenia opisów kategorii.
  • Znalezienie copywriterów specjalizujących się w opisywaniu kategorii i znających się na tematyce dotyczącej pielęgnacji i kosmetyków.
  • Przygotowanie opisów kategorii.
  • Autoryzacja opisów kategorii.
  • Poprawki opisów kategorii.

Opisanie 1470 produktów dostępnych w sklepie internetowym

  • Uzyskanie od klienta listy produktów dla sklepu internetowego.
  • Opracowanie wytycznych potrzebnych do stworzenia opisów produktów.
  • Znalezienie grupy copywriterów specjalizujących się w opisach produktów kosmetycznych.
  • Przygotowanie opisów produktów. 
  • Autoryzacja opisów produktów.
  • Poprawki opisów produktów.

Pozycjonowanie sklepu internetowego 

  • Opracowanie listy słów kluczowych dla sklepu internetowego.
  • Dodawanie artykułów blogowych na odpowiednie strony.

 

Zamieszczone w tabelce działania do wykonania można przenieść bezpośrednio na diagram Gantta. W kolumnie po lewej wymieniono wszystkie zadania do wykonania, a w najwyższym wierszu podano podział czasu. Na przykładowym wykresie poszczególne zadania główne są wyróżnione innymi kolorami. Szczątkowe działania są oznaczone kolorami jaśniejszymi niż te główne. Taki układ jest przejrzysty i pozwala bez trudności odnaleźć zadanie, które jest aktualnie realizowane. 

Na diagramie Gantta poniżej naniesiono przedział czasowy realizacji poszczególnych zadań. W czasie planowania harmonogramu prac trzeba kierować się pilnością zadań. Na przykład: stworzenie najprostszej strony zajmie znacznie mniej czasu niż napisanie 1470 opisów produktów. Z tego też powodu wszystkie działania związane z opracowywaniem strony internetowej rozpoczynają się w czwartym tygodniu zlecenia. 

Inaczej jest w przypadku przygotowywania wszelkiego rodzaju tekstów – klientowi trzeba dać czas na opracowanie listy produkt czy kategorii do opisania, wspólnie opracować wytyczne, by w całości odpowiadały klientowi, a następnie skompletować zespół copywriterów, którzy zajmą się realizacją zadania. To, ile czasu trzeba poświęcić na napisanie tekstów, zależy od ich objętości i ilości. W tym przykładzie możemy założyć, że na stworzenie 1470 opisów potrzebnych jest pięć tygodni. Tygodniowo powinno powstać około 294 opisów. Ile osób należy zatrudnić do wykonania tej pracy? To zależy od samych copywriterów i tempa ich pisania. Można jednak przyjąć, że każdy copywriter tygodniowo napisze około 45-50 opisów. To oznacza, że do stworzenia wszystkich opisów trzeba zatrudnić sześciu copywriterów. 

Planując harmonogram prac nad wdrażaniem strategii contentmarketingowej, dobrze jest dobierać oddzielne grupy pracowników do poszczególnych zadań. Wynika to z dwóch powodów. Po pierwsze – jakiekolwiek opóźnienie w realizacji jednego zadania, opóźni wykonanie pozostałych zadań. Po drugie, każde zadanie powinno być powierzone specjalistom – copywriter, który specjalizuje się w opisach produktów, może sobie nie poradzić z artykułami blogowymi. 

Korzystając z diagramu Gantta, wyraźnie rozgraniczamy zadania. Nie należy jednak zapominać o tym, że między poszczególnymi zadaniami mogą istnieć dodatkowe zależności. W prezentowanym przykładzie najlepiej widać to na przykładzie ostatniego dużego zadania, czyli pozycjonowania. Pierwszym zadaniem, które należy wykonać, jest dobór słów kluczowych – te same słowa kluczowe powinny być uwzględnione w czasie tworzenia artykułów blogowych, tekstów zapleczowych, opisów kategorii i opisów produktów. 

W znajdującym się poniżej diagramie Gantta ostatni tydzień realizacji zadania zaznaczony jest na szaro i nie przewidziano żadnych innych zadań poza dodaniem wpisu na blog - to zadanie było odgórnie wyznaczone przez klienta do realizacji w tym terminie. Mądry content manager nie pozostawia niczego na ostatnią chwilę – zawsze mogą zdarzyć się nieprzewidziane wypadki, które zatrzymują pracę i utrudniają realizację całego projektu. Warto więc mieć w zapasie jeszcze jeden tydzień. W czasie planowania zadań dobrze jest również wyznaczyć sobie i zarezerwować czas na ewentualne poprawki. 

Wartość biznesowa Twojego czasu

Większość z nas nie zdaje sobie sprawy z tego, że w czasie wykonywania wieloetapowego projektu każda godzina może być na wagę złota. Warto jednak pamiętać, że podstawą poprawnie wdrożonej strategii contentmarketingowej jest odpowiednie zaplanowanie czasu. Tu trzeba mieć na uwadze, że każde małe zadanie w projekcie wymaga czasu na jego przemyślenie, zaprojektowanie, wykonanie i naniesienie niezbędnej korekty. Suma czasu poświęconego na każde małe zadanie to suma czasu poświęconego na cały projekt. Nie zapominajmy również o czasie, który powinniśmy dać samym sobie na odpoczynek od projektu i odświeżenie głowy. O sposobach na zachowanie higieny umysłowej napiszemy innym razem :)

 

Chcesz być na bieżąco z trendami marketingowymi?

Zostaw nam swój e-mail. Gwarantujemy, że będziemy się odzywać tylko raz w miesiącu :)

arrow left arrow right
wyślij

tagi